Чек-лист для организаторов мероприятий

Таймлайн подготовки мероприятия

Что делать и когда, чтобы продажи шли равномерно, а в день события не пришлось ничего решать в спешке. Сроки — для мероприятия на 100–500 участников.

Скачать PDF бесплатно

PDF · 1 страница · 258 КБ · без регистрации

Таймлайн

Девять этапов до и после

3месяца
Концепция и площадка
Дата, место, формат, бюджет. Список спикеров и программа в общих чертах. Тарифы билетов и что в них входит.
2,5месяца
Старт продаж
Страница мероприятия, онлайн-оплата и документы готовы. Открыть ранние цены с понятным сроком окончания. Приём заявок от маркета и спонсоров.
2месяца
Продвижение
Анонсы спикеров, промокоды для партнёров и блогеров, программа «Приведи подругу». Фото и отзывы прошлых событий на сайте.
1месяц
Партнёры и детали
Собрать логотипы, тексты и реквизиты партнёров. Утвердить программу по минутам. Повышение цены — повод для волны продаж.
2недели
Логистика
Схема площадки и стендов, печать, подарки участникам, дипломы. Назначить ответственных за вход, маркет и спикеров.
1неделя
Напоминания участникам
Письмо с адресом, временем и дресс-кодом. Проверить, что все купившие оформили билеты. Последняя волна продаж.
1день
Генеральная проверка
Напоминание участникам. Телефоны контролёров со сканером QR-кодов. Список участников на случай, если у кого-то не откроется билет.
Деньсобытия
Вход и проведение
Проверка билетов по QR-коду, регистрация, фото и видео. Отмечайте, кто пришёл, — это пригодится для дипломов и аналитики.
1–3дня после
После мероприятия
Спасибо-письмо, дипломы, просьба оставить отзыв, фото «Как это было». Анонс следующего события — лучшее время для новых продаж.